Automatisch facturen verwerken alleen voor grote bedrijven? Natuurlijk niet!

11 juli 2017

Zo’n 10 jaar geleden begon de opmars van digitale factuurverwerking en purchase-to-pay systemen om de crediteurenadministratie verder te automatiseren. Jan Kees de Jager was in 2009 nog minister van financiën. Hij zorgde ervoor dat facturen niet meer aan strikte bepalingen binnen een vaste vorm hoefde te voldoen.

Daardoor werd e-facturatie ineens een stuk makkelijker: er waren minder beperkende regels die automatisering in de weg stonden. Hierdoor nam de digitalisering van het inkomende factuurverwerkingsproces al snel een vlucht.

Goede business case voor grote ondernemingen
In eerste instantie was het automatisch verwerken van facturen vooral interessant voor grote ondernemingen. Een goede business case op bijvoorbeeld 100.000 inkomende facturen was snel gemaakt, ondanks de toen nog hoge investering. Bedrijven als Heineken en KLM waren er snel bij gebaat en haalden een return on investment van vaak minder dan 1 jaar.

Naarmate de oplossingen zich verder ontwikkelden werd de business case ook voor middelgrote organisaties haalbaar. Het werd daarmee steeds interessanter om facturen te scannen en herkennen met software van bijvoorbeeld ReadSoft en Kofax. En dankzij de workflow oplossingen van o.a. Basware werd het gehele purchase-to-pay proces gedigitaliseerd en geautomatiseerd.

Voor iedereen bereikbaar
Cloud - digitale factuurverwerking voor kleine bedrijvenEn nu is dit type software ook bereikbaar voor kleinere organisaties. Dankzij de inzet van cloud-oplossingen en gebruik van ‘best practices’ kunnen de investeringen tot een interessant minimum worden beperkt. De kosten aan de voorkant blijven beperkt en je betaalt dankzij het SaaS-model (cloud; software-as-a-service) voor de software naar rato van gebruik. Zogezegd een prijs per factuur die je maandelijks afrekent.

En omdat de ontwikkeling van de software niet stopt, profiteer je met SaaS ook nog van de continue verbetering van de software dankzij maandelijkse releases. Nieuwe functionaliteit komt daardoor meteen beschikbaar zonder ingewikkelde upgrades.

Verschuiving naar SaaS-oplossingen
De weg naar SaaS lijkt onvermijdelijk. En dus zetten ook de leveranciers van digitale factuurverwerking daar op in. Zo zagen we al een ontwikkeling van Basware om haar on-premise platform Alusta beschikbaar te maken in de cloud zonder verlies van functionaliteit. En ondertussen is ook de SaaS-oplossing InvoiceReady in Nederland gelanceerd door Basware en Ricoh voor kleinere ondernemingen.

Ook ReadSoft (tegenwoordig onderdeel van Kofax) maakt de beweging naar SaaS. Hun oplossing ReadSoft Invoices heeft de overstap gemaakt naar de cloud en heet ReadSoft Online. In het begin nog met beperkte functionaliteit t.o.v. de on-premise oplossing, maar ondertussen is dat verschil verdwenen.

Het is natuurlijk mooi dat deze ontwikkeling door leveranciers wordt omarmd, maar wat zijn de voor- en nadelen hier eigenlijk van?

  • Een cloud platform is schaalbaar. Je kunt de capaciteit van de oplossing dus aanpassen aan de veranderende bedrijfsbehoeften.
  • De oplossing is altijd en overal eenvoudig toegankelijk, vanaf elk apparaat.
  • Lagere kosten in de opstart omdat je niet hoeft te investeren in de aanschaf van hardware en software.
  • Standaard wordt gezorgd voor goede beveiliging en er worden automatisch back-ups gemaakt. Als er een storing is op een server, dan neemt een andere server het automatisch over zonder dat je stil komt te staan.
  • Je gebruikt altijd de laatste versie van de software en hoeft geen ingewikkelde upgrades te doen.
  • De leverancier van de cloud oplossing zorgt voor alle technische aspecten.

Er zijn ook nadelen te bedenken. Maar deze zijn wel allemaal oplosbaar:

  • Beperkte mogelijkheden om hele specifieke aanpassingen te doen. Dit is overigens bij een standaard proces als purchase-to-pay eigenlijk nooit een belemmering.
  • Kans op downtime. Als je internetverbinding uitvalt, kun je niet werken (maar dat geldt tegenwoordig voor alles wat we doen, denk alleen maar aan e-mail).
  • De beveiliging van je cloud-omgeving is afhankelijk van je leverancier en valt daarmee buiten je controle. De ervaring leert echter dat de beveiliging van een cloud leverancier beter is dan van de meeste organisaties. Een leverancier kan het zich niet veroorloven een steek te laten vallen op dit gebied, want dan verdwijnt zijn bestaansrecht.

Aandachtspunten? Ja, die zijn er ook. Geen nadelen, maar belangrijk zijn zeker ook deze aspecten:

  • Verzeker je ervan dat je alle gegevens ook mee kunt nemen wanneer je met de leverancier wilt stoppen.
  • Wanneer de leverancier de data buiten Europa opslaat, moet er extra aandacht worden besteed aan de data privacy.

Of je nu bij een kleine of grote onderneming werkt, er is voor iedereen een passende en betaalbare oplossing. Heb je vragen over hoe een dergelijke oplossing in te zetten? Laat het ons weten!

Bron: werktrends.nl