Pre Wonen

Voor Pré Wonen wordt IT alleen nog maar belangrijker

Pré Wonen is een woningcorporatie met ongeveer 13.000 woningen in Haarlem, Beverwijk, Bloemendaal en Heemstede. De organisatie is mensgericht en beoogt huurders een gezond woonperspectief te bieden. De kerntaak van Pré Wonen is het zorgen voor betaalbare woningen, waarbij het doel is om uit te blinken in de dienstverlening in de sociale huisvesting. Zo’n 150 medewerkers zetten zich dagelijks in voor betaalbare huurwoningen voor huishoudens met een bescheiden inkomen. Daarnaast heeft Pré Wonen specifieke aandacht voor mensen die tussen wal en schip dreigen te vallen. Mensen naar wie niemand meer omkijkt; die door individualisering en vereenzaming geen sociale contacten meer hebben. Hun situatie beschouwt Pré Wonen als een maatschappelijk probleem, dat ook op het gebied van wonen om een oplossing vraagt.

Compleet nieuw

Pré Wonen maakte tot begin 2020 gebruik van een traditioneel Citrix-platform, met thin clients voor de vaste medewerkers. Het platform werkte vaak langzaam, waardoor de medewerkers niet optimaal van het platform konden profiteren. Daarnaast was in de voorgaande jaren een wildgroei aan IT-apparatuur ontstaan. ”Onze medewerkers werkten op oudere versies van Windows. Bovendien was het niet duidelijk welke pc’s en laptops gebruikt konden worden. Daarbij hadden we ook geen vastomlijnd securitybeleid”, vertelt Myron Nicholson, Manager Facilitair en ICT bij Pré Wonen.

Voorwaarden

Daarnaast waren er binnen de IT-afdeling van Pré Wonen personele verschuivingen, waardoor relevante kennis uit het team verdween. “Niemand wist precies hoe de IT-omgeving in elkaar stak en op welke manier die beheerd moest worden.” Daarom sloegen Pré Wonen en Avantage de handen ineen en werd begonnen aan een migratietraject waarin intensief werd samengewerkt. “Om meer inzicht te krijgen in onze bestaande IT-omgeving, heeft Avantage in het beginstadium het beheer van ons netwerk en alle hardware, zoals switches; access points en controllers, volledig overgenomen. Zo kreeg Avantage snel inzicht in het functioneren, of het gebrek daaraan, van onze infrastructuur.”

Toekomstbestendig

Na de inventarisatie werden waar noodzakelijk netwerkcomponenten vervangen. “Daarnaast wilden we graag advies over de mogelijkheden om nieuwe werkplekken in te richten. Daarbij was de achterliggende gedachte dat we uiteindelijk een compleet nieuwe en toekomstbestendige IT-omgeving wilden realiseren.” Voordat Pré Wonen definitief met Avantage in zee ging, had de organisatie de contouren van de nieuwe IT-omgeving al geschetst.

“We wilden afstappen van het Citrix-platform en onze IT-omgeving naar de cloud migreren. Ook wilden we alle medewerkers graag een eigen laptop geven, zodat iedereen waar dan ook aan het werk kon.”

Daarvoor was het noodzakelijk om alle servers te vervangen. Bovendien wilde Pré Wonen zoveel mogelijk applicaties verSaaSen. “Daarbij moest de IT meebewegen met de aantallen gebruikers om flexibel in te kunnen spelen op de vraag vanuit onze organisatie. En we hebben ook gekeken naar de rechten die medewerkers moeten hebben. Aan de hand van een matrix is nu beschreven welke medewerkers tot welke informatie toegang hebben. En wat de applicaties betreft hebben we afgesproken dat we ernaar streven dat die allemaal binnen twee jaar als Software as a Service draaien.”

Hybride

De kern van de oplossing is dat Pré Wonen een gedegen basis in de cloud heeft, die automatisch meelift op de innovatieve ontwikkelingen bij platformleverancier Microsoft. Die worden door Avantage scherp in de gaten gehouden, om Pré Wonen advies te kunnen geven over de mogelijkheden om de dienstverlening – zowel naar de huurders als intern verder te verbeteren. “We kunnen elk moment aanhaken zonder dat we er iets voor hoeven te doen”, vat Myron Nicholson samen. “Om dat punt te bereiken, moest eerst een hybride omgeving worden gecreëerd, waarin onze medewerkers zowel van de bestaande als van de nieuwe IT-omgeving gebruik konden maken. Daardoor konden we de eindgebruikers gefaseerd overzetten naar de nieuwe omgeving, zonder dat ze daar last van hadden. Dat was belangrijk voor de adoptie door onze medewerkers, die op die manier gewoon hun werk konden blijven doen.”

Werkplekken in de cloud

Na het inrichten van de hybride omgeving werd begonnen aan het inrichten van de nieuwe IT-omgeving. Voor Pré Wonen maakt Avantage gebruik van het Azure-platform in de cloud. “In deze omgeving zijn verschillende servers gebouwd, die in de plaats van de oude servers van Pré Wonen zijn gekomen. Zo is onze organisatie van on premise overgestapt op een cloudoplossing, waarbij alle servers door Microsoft worden beheerd. Die omgeving werkt een stuk sneller en we hebben nu ook de beschikking over moderne werkplekken.” Binnen Pré Wonen werd voorheen nog gebruik gemaakt van thin clients. Deze computers maakten gebruik van een server om applicaties te laten draaien.

“Nu hebben alle medewerkers een eigen laptop, waarmee ze altijd en overal aan de slag kunnen gaan. We hebben gekozen voor twee verschillende types, waardoor het beheer eenvoudig in de hand te houden is.”

Online startportaal

Vanuit de bestaande IT-omgeving is door Pré Wonen maximaal ingezet op verSaaSing van de applicaties. Documenten en intranetten zijn overgezet naar Office 365. Wat overbleef, is op basis van ‘Lift & Shift’ naar Azure gemigreerd. Daar komt nog bij dat alle werkplekken van medewerkers worden uitgerust met GO, een online startportaal. “In feite is dat een centraal gepersonaliseerd startpunt, waar onze medewerkers alle informatie en applicaties vinden die ze nodig hebben om productiever te kunnen werken.” Inloggen wordt daardoor veel eenvoudiger. “Bij het opstarten van applicaties wordt waar mogelijk gebruik gemaakt van het ‘single sign-on’ principe, waardoor de medewerker alleen bij het inloggen op GO de gebruikersnaam en het wachtwoord hoeft in te voeren. Over gebruikersgemak gesproken…”

Na het inrichten van de nieuwe IT-omgeving konden de bestaande en nieuwe werkplekken met behulp van de moderne werkplekmanagement omgeving van Microsoft worden geconfigureerd. ‘‘Het voordeel van de configuratie met Microsoft Intune was dat de uitrol veel minder tijd kostte dan vroeger. Dat was echt een fluitje van een cent. Daarnaast worden de werkplekken op afstand gemonitord met Device Management van Avantage. Alle beveiligingspatches en updates worden daardoor automatisch geïnstalleerd, waardoor het onderhoud in feite kinderspel wordt. Bij het uitrollen van de nieuwe werkplekken werd een lokale installatie van het softwarepakket Office 365 meegenomen, waardoor de laptops – op GO na – klaar voor gebruik waren.”

XLA

Normaal gesproken worden afspraken tussen klant en leverancier in de IT-branche vastgelegd in een SLA, een service level agreement. Daarin wordt exact vastgelegd welke service de IT-leverancier levert en welke prestaties de klant mag verwachten. Bij Pré Wonen is dat net even iets anders aangepakt. “Wij maken gebruik van een XLA, een experience level agreement. Dat
is meer dan alleen een document met voorwaarden en afspraken. Daarin hebben we samen met Avantage vastgelegd welke doelen we vanuit het perspectief van onze medewerkers hebben. Door op basis daarvan afspraken te maken, kan Avantage de klanttevredenheid meten en krijgen wij meer inzicht in de beleving van onze medewerkers van de nieuwe IT-omgeving. Daarbij willen we in eerste instantie achterhalen hoe de ervaringen met de servicedesk van Avantage zijn.”

Toekomst

Met het op orde maken van de infrastructuur is Pré Wonen klaar voor de toekomst. “De rol van woningcorporaties is de laatste tijd sterk veranderd. Waar een woningcorporatie vroeger veel zaken zelf deed, worden beheertaken vaker uit handen gegeven om te kunnen focussen op de organisatie van projecten. De organisatie en sturing van die projecten zijn afhankelijk van IT, die voor ons alleen maar belangrijker.

Samenwerking

De samenwerking tussen Pré Wonen en Avantage is Myron goed bevallen. ‘‘Hoewel het een flinke klus was om de hele IT-omgeving naar de cloud te migreren, wist Avantage het project toch binnen het budget én binnen een uiterst krappe doorlooptijd te realiseren.” Door de goede communicatie tussen beide partijen liep de migratie als een trein. “Het vertrouwen dat we vooraf in Avantage hadden, is meer dan terecht gebleken. We hebben samengewerkt in een open wordt. Zo zullen zaken als ‘big data’ en Internet of Things
in de toekomst een steeds grotere rol gaan spelen bij het organiseren van huisvesting. Op dit moment kunnen slimme sensoren al meten of kozijnen een verfbeurt nodig hebben en worden drones ingezet om te controleren of onderhoud aan daken moet worden uitgevoerd. Met behulp van IT worden zaken in de toekomst simpelweg slimmer geregeld.” en constructieve sfeer, waarin we voortdurend passende oplossingen voor soms best complexe uitdagingen hebben gevonden. In dat proces hebben de medewerkers van onze IT-afdeling zich ook van hun allerbeste kant laten zien.
Zij verdienen net zo goed een groot compliment voor de concrete bijdrage die ze aan het succes hebben geleverd. We hebben er samen voor gezorgd dat het project met vlag en wimpel is geslaagd.”

Over Avantage

Wij geloven dat IT altijd en overal voor jou moet werken. Daarbij maakt het niet uit op welke van de laatste woorden je de klemtoon legt. IT móet gewoon voor jou wérken. Dat betekent dat wij zorgen voor een betrouwbare en veilige IT-omgeving, die 24/7 voor jou beschikbaar is. Bovendien moet IT vóór jóu werken. Dat bereiken we door verschillende applicaties met elkaar te verbinden, waardoor je stuurinformatie niet hoeft te zoeken maar op een presenteerblaadje krijgt aangereikt. Dat geeft jou en je collega’s de gelegenheid om productiever te gaan werken. Zo presteert jouw organisatie optimaal en kun jij doen wat je het liefste doet; succesvol ondernemen.

Wij vertalen ingewikkelde problemen naar simpele IT-oplossingen. Die kunnen we selecteren uit bestaande mogelijkheden. We kunnen ze ook op maat ontwikkelen, bouwen, inrichten en beheren. Jij hoeft je in elk geval niet te verdiepen in de achterliggende techniek. Avantage maakt IT namelijk niet ingewikkelder dan het is. We brengen mensen en IT op een begrijpelijke manier bij elkaar. Zowel voor lokale ondernemingen als internationaal opererende organisaties hebben we IT-oplossingen die sneller en slimmer samenwerken mogelijk maken. Daardoor begin je elke dag met een voorsprong.